Meerjarenbeleid en bekostiging van ambities

Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid is een stichting, statutair opgericht in 1997 en ingeschreven in de gemeente Hilversum. Beeld & Geluid is op grond van de Mediawet door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aangewezen om het media-archief van de landelijke publieke omroep in stand te houden en te exploiteren. Het ontvangt voor zijn taken een structurele Rijksbijdrage. Voorts ontvangt Beeld & Geluid per 2017 van het ministerie van OCW ook beperkt middelen uit de Cultuurbegroting op grond van de BIS/Wet op het specifiek cultuurbeleid en de Erfgoedwet. Het instituut ontvangt deze middelen in het kader van beheer- en presentatie-activiteiten ten behoeve van de perscollectie die in eigendom van Beeld & Geluid is gekomen na de fusie met het voormalig Persmuseum op 2 mei 2017.

Naast deze subsidies ontvangt Beeld & Geluid additionele subsidie van het ministerie van OCW, de Europese Commissie en andere instellingen en fondsen ter financiering van activiteiten die bijdragen aan de realisatie van haar ambities. Ook zijn er inkomsten uit dienstverlening en museumbezoek.

Additioneel gefinancierde activiteiten

Beeld & Geluid maakt intern onderscheid tussen structureel en additioneel gefinancierde activiteiten. Deze structureel gefinanciere taken behoren tot de kerntaken van Beeld & Geluid maar de additionele gefinancierde activiteiten kunnen slechts uitgevoerd worden wanneer er additionele middelen beschikbaar gesteld worden. Dit kunnen subsidies zijn die verstrekt worden door het ministerie van OCW en de Europese Commissie. Ook andere overheden, instanties, fondsen en/of goede doelen loterijen verstrekken soms deze additionele middelen. In het financieel verslag worden de structurele en additionele financiering apart gepresenteerd.

Culturele ANBI-status

Beeld & Geluid is door de Belastingdienst aangewezen als Culturele Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). De status van culturele ANBI geeft donateurs de mogelijkheid om gebruik te maken van de belastingvoordelen van de schenkingswet.

Samenstelling bestuur

Het bestuur bestaat sinds 1 februari 2018 uit de heer E.F.M. van Nispen tot Sevenaer (directeur-bestuurder).

Nevenfuncties bestuur

De nevenfuncties van de heer Van Nispen tot Sevenaer bestonden in 2023 uit (allen onbezoldigd):

Uit hoofde van functie:

• Bestuurslid Netwerk Digitaal Erfgoed;
• Lid directieraad Podiumkunsten.net;
• Voorzitter werkgroep Cultuur en Media NLAIC;
• Bestuurslid MediaPerspectives;
• Voorzitter Stuurgroep Netwerk Mediawijsheid;
• Bestuurslid ECP;
• Ambassadeur/voorzitter maatschappelijke coalitie Over Informatie Gesproken;
• Lid Raad van Toezicht Stichting Nederlandse Datakluis.

Overig:

• Bestuurslid Ridderschap van Gelderland;
• Lid jury Johannes van Dam prijs;
• Lid Raad van Toezicht Stichting De Oostkerk;     
• Bestuurslid Prins Claus Fonds voor Cultuur en Ontwikkeling;
• Lid OnderwijsAdviesRaad MIC Hogeschool van Amsterdam;
• Lid Raad van Toezicht Stichting Lezen;
• Lid Raad van Advies BCI;
• Lid Raad van Advies Universiteit van Amsterdam Faculteit Geesteswetenschappen;
• Lid Jubileumcomité Kinderboekenmuseum;
• Lid Raad van Toezicht en Audit Committee VSB Fonds;
• Lid Raad van Advies Mauritshuis;
• Lid Raad van Toezicht Muiderslot (tot maart 2023).

Medewerkers

Bij Beeld & Geluid waren op 31 december 2023 305 medewerkers in dienst (261,5 fte) waarvan 102 met een tijdelijk dienstverband. Er waren 49 stagiaires actief en 69 vrijwilligers. De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers bedraagt 44 jaar. In 2023 kwamen 55 medewerkers in dienst en gingen 53 medewerkers uit dienst.

Het verzuimpercentage is in 2023 licht gedaald ten opzichte van de voorgaande twee jaren, naar 4,72%. Dit ligt in de lijn van het landelijk gemiddelde van 4,8%. Meer dan de helft van het verzuim heeft te maken met psychische klachten die langdurig zijn (>43 dagen en <365 dagen). Het management en de afdeling HR blijven dit zorgvuldig monitoren en bieden, naast de ondersteuning van de bedrijfsartsen, verschillende trajecten en instrumenten aan op het gebied van gezondheidsmanagement.

Elk jaar brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee, waarbij sommige jaren opvallender zijn door hun uitdagingen dan andere. Dit geldt zowel voor positieve als negatieve gebeurtenissen. Voor Beeld & Geluid kenmerkte 2023 zich als zo'n jaar, met als hoogtepunt de langverwachte opening van ons nieuwe museum in februari, wat een significante impact had op onze financiën. Het jaar werd ook gekenmerkt door maatschappelijke en economische veranderingen op zowel wereldschaal als nationaal niveau. De daaruit voortvloeiende onzekerheden waren voelbaar bij Beeld & Geluid en dwongen ons soms tot het maken van lastige keuzes, waaronder de sluiting van onze vestiging in Den Haag aan het einde van december. De activiteiten die daar plaatsvonden zullen worden voortgezet op verschillende locaties in Den Haag. Al met al was 2023 een spannend jaar en moest vanwege externe factoren helaas met een tekort worden afgesloten.

Beeld & Geluid heeft scherp toegezien op financiën en het tekort geminimaliseerd. Dit is wel ten koste gegaan van de beloningen aan het personeel. Er heeft in 2023 geen CAO verhoging plaatsgevonden. Dat is uitzonderlijk als men dit vergelijkt met de rest van Nederland. Behoud van banen om onze wettelijke taak naar behoren te kunnen uitoefenen stond voorop. Dit alles is gelukt dankzij de instelling van de mensen van Beeld & Geluid, maar dit is geen houdbare oplossing voor dit structurele tekort. Sterker, dit kan leiden tot een mogelijk negatief effect op de stabiliteit en continuïteit van ons gehele personeelsbestand. Het moge duidelijk zijn dat in 2024 Beeld & Geluid er niet aan ontkomt om de lonen wel te verhogen. Inmiddels is na intensieve onderhandeling met de bonden besloten de salarissen in 2024 met 5% toe te laten nemen.

Ten aanzien van de personele lasten in 2023 zijn de gemiddelde kosten per FTE gestegen met € 2.500, een totale stijging van de personele lasten met € 650.000. Deze stijging wordt door de eerder genoemde zaken veroorzaakt. De concurrentie op de arbeidsmarkt is daar een goed voorbeeld van. Beeld & Geluid moet, vanwege de vele specialistische functies, vaak duurder personeel aannemen en maatregelen treffen om deze mensen te behouden. In 2023 is deze structurele kostenstijging voor een deel opgevangen doordat vacatures vaak langer open stonden als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt. Daarnaast vond een extra onttrekking aan de reserves van € 800.000 plaats. Deze oplossingen zijn verre van ideaal en daarom zullen wij in 2024 deze structurele tekorten op een andere manier moeten compenseren. Bij het indienen van de budgetaanvraag 2023 heeft Beeld & Geluid al bij het ministerie aangegeven dat het niveau van de structurele bekostiging voor haar noodzakelijke en wettelijke taken te laag is. Het toegekende jaarlijkse accres heeft die gestegen kosten de afgelopen jaren onvoldoende gecompenseerd. Het betreft hier met name extra kosten vanwege o.a. toenemende regeldruk, duurder personeel door de krapte op de arbeidsmarkt, gestegen kosten van techniek, technische diensten en zaken als energie. Op dit moment zijn we in overleg met het ministerie, maar is de vraag om extra structurele bekostiging nog niet toegekend.

Medio april overlegt Beeld & Geluid met het ministerie van OCW over hoe deze kostenstijgingen (door externe factoren) opgevangen kunnen worden.

De voorgenomen sluiting van ons pand in Den Haag heeft, naast allerlei inhoudelijk effecten, ertoe geleid dat we de materiële activa voor veruit het grootste deel in 2023 reeds hebben afgewaardeerd, er vallen immers geen positieve kasstromen meer uit deze activa te verwachten. De totale waardevermindering bedraagt € 5.200.000. Deze afwaardering hebben wij gedekt vanuit de voor deze afschrijvingen bestemde,vrij te laten vallen (€ 4.000.000) en verder € 1.200.000 vrij te maken uit de overige bestemmingsreserves en vernieuwingsreserve. De overige financiële gevolgen van de sluiting, zoals de kosten voor verhuizing van de collectie, zullen in 2024 vanuit de bestemmingsreserves gedekt worden. Deze reserves zijn daar toereikend voor.

De voorgenomen sluiting van onze locatie in Den Haag heeft niet alleen inhoudelijke, maar ook financiële gevolgen gehad. De materiële activa zijn voor het grootste deel in 2023 afgeschreven omdat er geen kasstromen meer verwacht werden, met een totale waardevermindering van €5.200.000. Dit is gedekt door €4.000.000 uit de egalisatiereserve vrij te maken en €1.200.000 uit andere reserves. De resterende financiële gevolgen van de sluiting zullen in 2024 uit de reserves worden gefinancierd. Na correctie voor de afwaardering bedraagt de netto onttrekking aan de reserves dit jaar minder dan begroot, wat zou kunnen suggereren dat we financieel beter hebben gepresteerd dan verwacht. Dit is echter niet het geval, omdat we rekening moeten houden met vooraf ontvangen sponsorgelden en subsidies die toegevoegd zijn aan de egalisatiereserves. Hierdoor is de werkelijke onttrekking aan de reserves hoger dan begroot.

De solvabiliteit¹ bedraagt eind 2023 9% en is daarmee gedaald ten opzichte van 2022 (17%). De daling wordt voor een groot deel veroorzaakt door de dekking voor de bijzondere waardevermindering activa Den Haag.

Beeld & Geluid verwacht dat de daling van de solvabiliteit niet tot financieringsproblemen zal leiden. De verstrekker van de enige lening aan Beeld & Geluid (Bank Nederlandse Gemeenten) heeft ruim voldoende zekerheden. Het feit dat Beeld & Geluid geen nieuw vreemd vermogen hoeft aan te trekken, maakt het dan ook niet nodig beleid te ontwikkelen om de solvabiliteit te verbeteren.

De liquiditeitspositie is in 2023 gestegen ten opzichte van vorig jaar door een hoger saldo aan vooruit ontvangen subsidies. De current ratio is dan ook nagenoeg gelijk gebleven en bedraagt 171 (2022: 173). Eén en ander wordt toegelicht in het kasstroomoverzicht in de financiële jaarverslaggeving. Beeld & Geluid kan op de korte en middellange termijn aan zijn verplichtingen voldoen zonder vreemd vermogen aan te trekken.

De liquiditeiten van Beeld & Geluid worden in overeenstemming met het ‘treasury-statuut’ op rekeningen geplaatst bij banken met minimaal een AA-rating van één van de erkende ratingbureaus (Standard & Poor, Moody’s of Fitch IBCA) voor geldmarktproducten.

Naar verwachting zullen de liquiditeiten in 2024 weer verder toenemen. De investeringen gaan aanzienlijk lager uit vallen en het resultaat zal positiever zijn. Daarnaast is de verwachting dat het bedrag aan vooruit ontvangen subsidies substantieel toenemen.

Winnaars Vriendenloterij bij pre-opening hernieuwd Mediamuseum

De middelen uit de BIS en Erfgoedwet zijn ook in 2023 ingezet voor activiteiten rond de perscollectie. De locatie van Beeld & Geluid Den Haag is daarbij dé plek geworden voor de activiteiten voor publiek en professionals op het gebied van journalistiek, nieuwswijsheid en persvrijheid en voor de bundeling van krachten rond de collectie. Daarnaast spelen pers en journalistiek een belangrijke rol in het vernieuwde Mediamuseum in Hilversum (‘Informeren’ is een van de vijf hoofdthema’s).

De inhoudelijke thema’s waar Beeld & Geluid Den Haag zich met name op richt, sluiten aan op de doelstellingen en thema’s van het meerjarenbeleidsplan met betrekking tot het versterken van het media-ecosysteem. Hieronder vallen onder andere nieuwswijsheid, de rol van media in de informatievoorziening in een democratie en persvrijheid.

In Den Haag is op drie etages een vaste tentoonstelling ingericht; “Het spel van macht en media’. In diverse thematische exhibits wordt het journalistieke krachtenveld aan de bezoeker uitgelegd en gekeken naar de eigen invloed van burgers door middel van ons mediagebruik. Daarnaast wordt gekeken naar de relatie tussen (politiek) Den Haag en de media en is er een etage voor wisseltentoonstellingen. De programmering in Den Haag bestaat uit een mix van events rondom nieuwswijsheid en vrije pers, specifiek Haagse programmering en instituutbrede programmering.

Publiek laat zich inspireren door historische spotprenten.

Een mooi voorbeeld is het tentoonstellen van het werk van tweedejaars studenten van St. Joost School of Art and Design, nu voor het derde jaar op rij. Door korte tekenopdrachten en enkele inspirerende gastlezingen van cartoonisten en redactioneel illustratoren, maakten de studenten kennis met illustreren over actuele kwesties. Iedere student presenteerde een nieuw werk naar aanleiding van een unieke historische spotprent uit de collectie van Beeld & Geluid. Daarin verwerkten zij een link met de actualiteit of lieten zich inspireren door de oorspronkelijke prent. Het leverde een heel gevarieerde tentoonstelling op waarmee de jonge generatie politiek tekenaars zich aandient.

Deze inhoudelijke profilering van het Haagse mediamuseum heeft tot een reeks activiteiten en groter bereik geleid, maar ook tot de samenwerking met relevante partners die de organisatie zowel in Den Haag als Hilversum ten goede komen. Op pagina 22 van dit jaarverslag staat een nadere toelichting op de Haagse activiteiten voor publiek, onderzoek en onderwijs.

Ethische Code voor Musea

Als geregistreerd museum in Nederland onderschrijven wij de Ethische Code voor Musea. Hiermee aanvaarden we de Code als richtlijn voor museaal handelen, naast de geldende (inter)nationale wetgeving. En dat niet alleen, het beschermen en bevorderen van het erfgoed dat wij bewaren is opgenomen in onze meerjarenbeleidsplandoelen. We streven ernaar erfgoed correct te huisvesten conform het op onze website gepubliceerde collectiebeleidsplan en beschikbaar te stellen. We delen en duiden dit erfgoed en onze kennis daarvan met andere instellingen op professionele wijze en met vertrouwen van anderen.

Governance Code Cultuur

Het bestuur en de Raad van Toezicht van Beeld & Geluid onderschrijven de Governance Code Cultuur. De organisatie is transparant over haar besturingsmodel en bijbehorende verantwoordelijkheden; hierover maken wij melding op onze website en leggen we verantwoording af in het jaarverslag. Kritische reflectie tussen bestuur en toezichthouders bewerkstelligen wij door jaarlijks een zelfevaluatie uit te voeren.

Code Diversiteit & Inclusie

De organisatie en de Raad van Toezicht onderschrijven het belang van diversiteit, gelijkheid en inclusie en hebben daar het afgelopen jaar veel aandacht aan besteed. De interne werkgroep heeft een actieplan opgeleverd dat verder in de organisatie wordt uitgewerkt en uitgevoerd in concrete stappen. Beeld & Geluid werkt samen in diverse intermuseale werkgroepen zoals Musea Bekennen Kleur en Samen Inclusief en externe partners zoals de Alliantie Digitaal Samenleven en Netwerk Mediawijsheid.

Daarnaast besteedden we in 2023 aandacht aan diversiteit, gelijkheid en inclusie in onze publieksactiviteiten, verwerving voor het archief en het wervingsproces van nieuw personeel. Ook in externe communicatie, zoals door het publiceren van een statement en het actie- en beleidsplan DIG op de website, wordt het beleid rond diversiteit en inclusie kenbaar gemaakt. 

Fair Practice Code

Met het onderschrijven van de Governance Code Cultuur en de Code Diversiteit & Inclusie onderschrijft Beeld & Geluid ook de Fair Practice Code en streven wij naar een gezonde culturele sector en een toekomstbestendige arbeidsmarkt en beroepspraktijk.

De Fair Practice Code is gericht op werken en ondernemen in de kunst, cultuur en creatieve sector. Beeld & Geluid gedraagt zich in dat deel van de sector voornamelijk als opdrachtgever. De Code is voor onze organisatie dan ook voornamelijk van toepassing bij het aangaan van contracten bij inkoop- en contractmanagement waaronder ook aanbestedingen of via externe inhuur. Binnen deze processen zijn de vier thema’s van de Code voldoende vertegenwoordigd en wordt vanuit de organisatie en wet- en regelgeving steeds gewerkt aan het bijhouden en actueel houden van het beleid. De Fair Practice Code wordt hierin meegenomen.

Het risico- en rendementsdenken staat binnen de organisatie centraal. Of het nu gaat over interne processen of externe ontwikkelingen in de breedste zin des woords. Bij alle materiële besluitvorming worden de kaders en kansen zorgvuldig besproken en doorleefd. Het risico- en rendementsdenken is doorontwikkeld, van ad-hoc (een aantal jaren terug) naar intrinsiek.  

Ondernemingsprofiel: kansen en kaders

De bredere ontwikkelingen binnen de media gaan onverminderd door, waaronder teruglopende reclame-inkomsten. De toenemende technologische en online innovaties vereisen de nodige aandacht van de publieke en commerciële media-instellingen. Afgeleide taken die Beeld & Geluid voor de omroepen uitvoert kunnen hierdoor beïnvloed worden. In de productie en het bereik van de publieke omroep staan de lineaire radio- en televisie-uitzendingen nog steeds centraal. Het aandeel uitgesteld en on demand kijken neemt echter snel toe. De omroepen worden steeds actiever in het aanbieden van online platforms, content en programmering. In tegenstelling tot het lineaire radio- en televisiemateriaal van de NPO stroomt dit laatste type content niet automatisch (volgens de bestaande infrastructuur en overeenkomsten) in het Beeld & Geluid archief. Dit archief verliest daarmee potentieel aan reikwijdte en zeggingskracht: bij ongewijzigde afspraken zal een steeds groter wordend deel van de NPO-productie niet meer in het media-archief worden bewaard en van daaruit beschikbaar kunnen worden gesteld voor onderzoek, hergebruik en programmering. Eenzelfde risico betreft ook de media die op regionaal en lokaal niveau worden geproduceerd en ook de commerciële omroepproducties. Beeld & Geluid zal zich de komende jaren extra blijven inzetten om ook deze media te kunnen borgen voor raadpleging en gebruik door en voor toekomstige generaties.

Voor de uitbreiding van de taken van Beeld & Geluid op het gebied van audiovisuele archivering en duurzame digitale bewaring voor andere sectoren dan de landelijke publieke media, kan een wijziging van de (wettelijke) positie van Beeld & Geluid noodzakelijk zijn. Uit onderzoek is gebleken dat dit zelfs zeer wenselijk wordt geacht. Beeld & Geluid onderzoekt doorlopend mogelijkheden hiertoe, evenals de eventuele gevolgen voor de fiscale positie en extra administratieve lasten.

Al deze ontwikkelingen creëren kansen en kaders voor de organisatie. En hiermee was, is en blijft risicomanagement een essentieel geïntegreerd onderdeel van onze bedrijfsvoering, inclusief projectmanagement. 

Het proces van risicomanagement borgt de integriteit en beheersbaarheid van de bedrijfsvoering. Zoals verwoord in het ondernemingsprofiel (performance-denken). Hiernaast houdt Beeld & Geluid natuurlijk rekening met de geldende wet- en regelgeving, waaronder ook de beleidsregels inzake governance. Vanuit goed bestuur bezien vinden wij het belangrijk om hier op een juiste manier aandacht aan te besteden (conformancedenken). Naast het performance- en conformancedenken vindt Beeld &  Geluid het van groot belang om het maatschappelijk kader en relevantie mee te nemen in de doelmatigheid van ons risicomanagement (socialformancedenken). Als organisatie zijn wij maatschappelijk verankerd en houden wij hier rekening mee in onze besluitvorming. Deze drie denkrichtingen zijn intern een goed denk- en werkmodel bij het nemen van (strategische) besluitvorming. Alle drie aspecten worden belicht voordat een definitieve besluitvorming plaatsvindt.

Risicomanagement en veranderende context

Binnen Beeld & Geluid wordt het principe van risico- en rendementsdenken gehanteerd als kader in het besef dat risico’s te allen tijde in een bepaalde context afgewogen en beheerst dienen te worden. Deze beheersing en context zijn de strategische en operationele doelen én ondernemingswaarden van Beeld & Geluid. Risicomanagement is hierbij geïntegreerd in de bedrijfsvoering en besluitvorming van Beeld & Geluid en wordt op een gestructureerde wijze doorlopen.

Binnen het risicomanagementkader van Beeld & Geluid hanteren wij vier kernprocessen die leidend zijn voor de inhoud en het proces van het risicomanagement:

In de figuur op volgende pagina is het werkmodel voor integraal risicomanagement, zijn de Risk Appetite Value Chain (RAVC), van Beeld & Geluid grafisch weergegeven.

Beeld & Geluid kent in haar risicomanagement drie risicomanagement cycli:

1. Strategische risicomanagement cyclus;
2. Operationele risicomanagement cyclus;
3. Thematische risicomanagement cyclus.

Ad.1: In de strategische risicomanagement cyclus wordt het risicoprofiel door het managementteam vastgesteld op basis van het ondernemingsprofiel van Beeld & Geluid. Ook worden de strategische risico’s, het eigenaarschap en de kosten/opbrengsten (meerjarenbegroting) van de te nemen beheersmaatregelen door het managementteam besproken. Dit proces wordt door de CFO gefaciliteerd. Hierna bespreekt de directeur-bestuurder dit met de Raad van Toezicht.

Ad.2: Vanuit de jaarplancyclus van de afdelingen wordt, vanuit een integraal perspectief, risico- en rendementsdenken meegenomen bij de totstandkoming van de operationele planning- en control cyclus, inclusief de hierbij behorende rapportage. Het eigenaarschap van de operationele risico’s is belegd bij de afdelingshoofden die het op hun beurt afstemmen met een lid van het managementteam.

Ad.3: In de thematische risicomanagement cyclus worden een aantal risicocategorieën door middel van een detailanalyse onderzocht. Bij Beeld & Geluid valt dan bijvoorbeeld te denken aan cybercrime. Afhankelijk van een bepaalde urgentie worden andere thema’s aangevuld aan deze niet limitatieve lijst. Deze thematische risico’s worden tot in detail geanalyseerd. De uitkomsten worden besproken in het managementteam.

In de eerstvolgende alinea wordt de risicohouding van Beeld & Geluid toegelicht, omdat de grondhouding ten aanzien van risico en rendement het startpunt vormt voor de mate van acceptatie voor risico.

Het werkmodel voor Integraal Risicomanagement van Beeld & Geluid.

Het werkmodel voor Integraal Risicomanagement van Beeld & Geluid.

Strategische risicomanagementcyclus: risicohouding, risicobereidheid en strategische risico’s

Risicohouding

De risicohouding van het managementteam van Beeld & Geluid is volgens het gehanteerde RAVC-model gebalanceerd, met uitzondering van IT, dat als kritisch wordt gedefinieerd. Dat betekent dat Beeld & Geluid ten aanzien van IT gerelateerde risico’s zeer risicomijdend is. De weging van de risicohouding is gedaan op een vijfpuntsschaal van: risicomijdend: nul of kritisch. Gebalanceerd. Risico zoekend: opportuun en maximaal.

In de figuur op vorige pagina is de risicohouding van Beeld & Geluid gedefinieerd.

Hierna wordt de risicobereidheid beknopt toegelicht.

Risicobereidheid

De risicobereidheid is op basis van de risicohouding tot stand gekomen en geldt als zogenaamde 'stoeprand' in de besluitvorming van het managementteam.

Op basis van het ondernemingsprofiel en het risicoprofiel (onder andere risicohouding en risicobereidheid), heeft het managementteam de volgende strategische risico’s besproken en in 2023 herijkt.

Ook is de impact bepaald, op basis van hoe groot de kans is dat het risico zich voordoet en in hoeverre er maatregelen kunnen worden genomen om de gevolgen op te kunnen vangen.

Operationele risico’s

1. De interne beheersing bij Beeld & Geluid is op orde en er zijn voldoende interne controlemaatregelen ter voorkoming van ongewenste handelingen. De invoering van Rolling Forecasting om de interne sturing te verbeteren en de organisatie stelt ons in staat om flexibeler in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. De jaarlijkse cyclus rond begroting en financieel jaarverslag zal hierdoor niet wijzigen.
2. De organisatie heeft door het verder opleiden van medewerkers en het aantrekken van nieuwe en/of ontbrekende specialisaties het opleidings-, en kennisniveau van haar mensen verder verhoogd. Het personeelsbestand en de samenstelling daarvan bij het instituut is kwalitatief goed voorbereid op de ontwikkelingen in de komende jaren en grote wijzigingen zijn hierin niet te verwachten. Wel zorgt het tekort aan specialisten in de markt ervoor dat het verloop bij Beeld & Geluid toeneemt en het steeds moeilijker wordt voor Beeld & Geluid de juiste vervangers aan te trekken binnen het huidige salarisgebouw.
3. Beeld & Geluid voert het beheer van het digitale archief zelf uit en loopt daardoor ook zelf de hiermee samenhangende risico’s, zoals storingen die van invloed kunnen zijn op het niveau van de dienstverlening.

De financiële risico’s die we lopen met bovengenoemde operationele risico’s worden door Beeld & Geluid laag ingeschat. Deels zijn deze risico’s al beoordeeld op de financiële risico’s bij de strategische risico’s.

4. Tenslotte berusten de intellectuele eigendomsrechten van het grootste deel van de archiefcollectie van Beeld & Geluid bij derden. Dit materiaal mag meestal slechts onder voorwaarden door Beeld & Geluid worden gebruikt of aan anderen ter beschikking worden gesteld. Deze voorwaarden zijn soms vooraf bepaald maar worden ook vaak ad hoc afgesproken. Beeld & Geluid heeft de verplichting deze rechten te respecteren. Mede door de veelheid aan verschillende afspraken en de zorgvuldigheid waarmee Beeld & Geluid de aan hem toevertrouwde collecties beheert, neemt Beeld & Geluid adequate maatregelen om deze belangrijke rechtenbeheerstaak te bewaken. Het valt niet uit te sluiten dat er toch een fout gemaakt wordt, maar de financiële impact van een dergelijke gebeurtenis zijn doorgaans beperkt en hebben geen impact op de doelen vanBeeld & Geluid. Het uitvoeren van het Schatkamer project draagt eraan bij dat het risico lager wordt omdat het deel van de collectie waaroverBeeld & Geluid niet de rechten heeft kleiner zal worden.
5. Vanuit een beheerste en integere bedrijfsvoering hanteert Beeld & Geluid op verschillende plekken in de organisatie een fraudeprocedure. Er zijn in 2023 geen onregelmatigheden van belang aangetroffen. In 2024 zal het frauderisico vanuit een projectmanagement perspectief (integriteit) in verder geanalyseerd worden.

1. Betreft hetzelfde risico zoals opgenomen onder de strategische risico’s

Thematische risico’s

Financiële risico’s

6. Beeld & Geluid heeft nog steeds een ruime liquiditeitspositie maar de huidige inflatie heeft een nadelig effect op de waarde en de rentevergoeding compenseert dit waardeverlies onvoldoende. Begin 2024 zal een deel van de liquiditeiten belegd worden in “veilige” effecten. Deze beleggingen zullen voldoen aan de bepalingen in de regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2023 en het treasurystatuut van Beeld & Geluid. De beleggingen zullen gefaseerd weer vrijvallen over een periode van 4 jaar. Telkens zal opnieuw beoordeeld worden of de vrijgekomen gelden opnieuw belegd zullen worden of nodig zijn voor aflossingen en/of nieuwe (vervangings)investeringen.  Omdat enkel belegd zal worden in obligaties die binnen 1 tot 4 jaar nominaal zullen worden afgelost, loopt Beeld & Geluid geen koersrisico’s en staat het rendement bij aankoop reeds vast.Een deel van de liquiditeit zal in de toekomst aangewend moeten worden voor het aflossen van het vreemde vermogen. Dit betreft een nominale verplichting waarop de inflatie geen invloed heeft en daarom wordt er geen risico gelopen ten aanzien van de toekomstige aflossingsverplichting. Het andere deel betreft is bestemd voor vervangingsinvesteringen en besteding van de bestemmingsreserves. Hierbij speelt de huidige inflatie wel een rol. De waarde van de geldontwaarding voor de komende jaren laat zich nu moeilijk inschatten maar als deze zich doorzet op het huidige niveau dan zal dat een nadelig financieel effect hebben. Het is de verwachting dat het jaarlijkse accres voldoende zal zijn om deze geldontwaarding te compenseren.
7. Conform de eisen die het ministerie stelt aan de begroting houdt Beeld & Geluid in haar begroting geen rekening met eventuele prijsstijging van lasten en baten. In de loop van het begrotingsjaar kent het ministerie definitief het accres toe. Hierdoor loopt Beeld & Geluid het risico dat de kostenstijging hoger wordt dan het accres zonder dat er al maatregelen ter compensatie in de begroting zijn opgenomen. Gezien de ervaringen van de afgelopen jaren verwacht Beeld & Geluid niet dat het hier om grote financiële risico’s zal gaan. Maar vanwege de onvoorspelbaarheid van de inflatieontwikkeling houdt Beeld & Geluid wel rekening met beperkte maatregelen in het tweede halfjaar van 2024[1] [2] om eventuele tegenvallers op te vangen.
8. Beeld & Geluid heeft in haar begroting een tekort opgenomen van € 1.600.000. Omdat dit een structureel tekort betreft is Beeld & Geluid in gesprek met het ministerie van OCW over de oplossing van dit structurele tekort. Beeld & Geluid acht het ongewenst dit tekort op te lossen door middel van het schrappen van taken en activiteiten.

Compliance risico’s

9. Beeld & Geluid houdt rekening met de geldende compliance eisen vanuit wet- en regelgeving. Dit is o.a. op het terrein van privacy, subsidie, overheden en toezichthouders. Binnen de organisatie zijn er verschillende personen die betrokken bij het proces zodat er geen onnodige risico’s genomen worden.

IT technologische risico’s

10. Beeld & Geluid laat voortdurend verschillende soorten van beveiligingstesten uitvoeren door derden om het risico in deze zoveel mogelijk te mitigeren.

De in 2022 gestarte analyse van integriteits- en klimaatrisico's om deze vanuit een thematisch perspectief te analyseren, zetten wij in 2024 verder voort. Ook gaan we in 2024 het strategisch risicomanagement op basis van het meerjarenbeleidsplan 2022 - 2026 herijken en aanpassen waar nodig.