Bericht van de Raad van Toezicht

V.l.n.r. Onno Hoes, Julie Noordegraaf, Arendo Joustra, Hedwig Saam, Najima Khan, Momet Abas en Taco Zimmerman

In 2023 kwam de Raad van Toezicht vier keer bijeen voor een reguliere vergadering. In elke vergadering werd de Raad door de heer Van Nispen tot Sevenaer bijgepraat over de stand van zaken in de organisatie en geïnformeerd over de voortgang en resultaten van de (meerjarenplan)doelen door middel van het KPI dashboard. Daarnaast werden bij elke vergadering een of meer medewerkers uitgenodigd om een specifiek dossier toe te lichten. Vanuit zijn toezichtstaken besteedde de Raad van Toezicht aandacht aan de voortgang en realisatie van de belangrijkste strategische ontwikkelingen van Beeld & Geluid.

Het jaarlijkse werkbezoek vond plaats in november tijdens IDFA in Amsterdam. De Raad werd door medewerkers van Beeld & Geluid op informele wijze bijgepraat over onze samenwerking met het documentairefestival, beschikbaarstelling van archiefmateriaal en projecten met makers. Het werkbezoek werd afgesloten met een bezoek aan de première van de film Moeder Suriname, geregisseerd door Tessa Leuwsha, waaraan Beeld & Geluid een substantiële bijdrage heeft geleverd in research en (film)materiaal.

Voorafgaand aan de reguliere vergaderingen en waar nodig tussentijds, vond overleg plaats tussen de voorzitter en de directeur-bestuurder. Hierover is door de voorzitter verslag gedaan aan de overige leden van de Raad.

In het voorjaar van 2023 heeft de Raad kennisgemaakt met de nieuwe voorzitter van de OR, de heer Sjerps, nadat er in het najaar van 2022 OR-verkiezingen hadden plaatsgevonden. De Raad is blij dat negen nieuwe leden zich hebben aangemeld. De OR stelt een agenda en speerpunten samen voor hun aankomende termijn. De Raad is geïnteresseerd in hun aandachtspunten voor het aankomende jaar.

Het jaarlijkse gesprek tussen de voorzitter van de OR en de Raad vond plaats in december. Er heeft derhalve 2 keer overleg plaatsgevonden dit jaar buiten de aanwezigheid van de directeur-bestuurder.

Naast het contact met de OR is de Raad bij de organisatie betrokken door het bijwonen van diverse evenementen uit persoonlijke interesse of als lid van de Raad. De heer Hoes, voorzitter van de Raad, vergezelt de heer Van Nispen tot Sevenaer jaarlijks bij het VriendenLoterij Goed Geld Gala. Vanzelfsprekend woonden de leden van de Raad met veel enthousiasme de openingsevenementen van het nieuwe museum bij.

Strategische ontwikkelingen

In het jaar na de opening van het nieuwe Mediamuseum ging de interesse van de Raad uiteraard uit naar de dagelijkse gang van zaken van een nieuw geopend museum, de bezoekersaantallen en -waardering. Op initiatief van de Raad heeft een aantal leden ook op persoonlijke titel een bezoek gebracht en hun bevindingen teruggekoppeld aan de organisatie.

De Raad heeft naar aanleiding hiervan geconcludeerd dat het museum interessant is en de link naar mediawijsheid, de strategie en de thematiek van de organisatie duidelijk zijn verwerkt. Ook noemde de Raad enkele verbeterpunten. Zij merkten daarbij op dat veel ondervangen zou kunnen worden door betere framing en voorbereiding voorafgaand aan het museumbezoek. De organisatie is daarmee bekend en er wordt aan gewerkt. Er is een plan van aanpak opgesteld dat in de loop van het jaar met de Raad is gedeeld.

In de afdeling Veroveren (strategische business development) is Joyce Borghardt als nieuwe manager aangetreden na interne doorgroei. Mevrouw Borghardt is in de Raadsvergadering aangetreden om de doelstellingen en nieuwe koers voor de afdeling toe te lichten en kennis te maken met de Raad.

Nu de organisatie een actieplan Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid heeft opgesteld, is de Raad van Toezicht in 2023 nader over de inhoud daarvan geïnformeerd. De Raad looft de organisatie voor haar inspanningen en het doorwrochte document en geeft aan in het vergaderjaar 2024 graag meer te horen over de nieuwe werkwijze rondom kwetsende beelden en termen in het archief, inclusief voorbeelden uit de collectie en het verloop van het denkproces.

De werkzaamheden van de organisatie in Suriname en het Caribisch gebied sluiten aan op bovengenoemd actieplan. Een deel van ons audiovisuele erfgoed ligt in Suriname en het Caribisch gebied. Beeld & Geluid ondersteunt in actie en kennis, preservering, beschikbaarstelling, digitale inclusie, mediawijsheid, onderzoek, gebruik van elkaars collecties (met inachtneming van de rechten) en delen van elkaars netwerken. De Raad is afgelopen jaar meermaals geïnformeerd over de voortgang en is enthousiast over de samenwerkingen. Het geeft onder andere een concrete invulling aan de diversiteits- en inclusie-ambities die de organisatie heeft.

De organisatie heeft de Raad toestemming gevraagd om uit te zoeken of een statutenwijziging mogelijk is op het onderdeel ‘mediaprofiel’ (artikel 5.6, derde streepje). Dit profiel is nu nog als uitsluitende grond voor RvT-lidmaatschap opgenomen, maar ondertussen is de organisatie van mening dat een dergelijke profiel dusdanig nauw aansluit bij de activiteiten van de organisatie, dat dit vertegenwoordiging in de Raad zou rechtvaardigen. De Raad staat dicht bij het instituut en vindt de connectie met de omroepen belangrijk. De Raad is derhalve akkoord met het onderzoek naar een mogelijke wijziging.

Tevens keurde de Raad na voorbereiding door de Auditcommissie het jaarverslag 2022, de jaarrekening 2022, de budgetaanvraag 2024, het jaarplan 2024 en de forecast voor 2024 goed.

Remuneratiecommissie en Auditcommissie

De Raad van Toezicht benoemt zelf zijn leden aan de hand van een vastgestelde profiel; met uitzondering van de voorzitter die formeel door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) wordt benoemd. De Raad streeft ernaar alle beschreven competenties in het profiel vertegenwoordigd te zien in de samenstelling van de Raad.

De remuneratiecommissie wordt gevormd door de heer Joustra en mevrouw Noordegraaf.

Het afgelopen jaar zijn er geen vacatures in de Raad ontstaan. Alle leden zijn akkoord gegaan met het verlengen van het voorzitterschap van de heer Hoes. De brief met het verzoek tot verlenging is naar de minister van OCW verstuurd en de minister heeft een schriftelijk akkoord gegeven. De heer Hoes voelt zich vereerd zijn voorzitterschap voort te mogen zetten.

De Auditcommissie wordt gevormd door de heren Abas en Zimmerman. De samenstelling van de Auditcommissie was in 2023 ongewijzigd.

In de maart-vergadering heeft de accountant een toelichting gegeven op de controle en het controleverslag, welke in diens ogen professioneel en prettig is verlopen. Er zijn, naast de controle, een IT audit en een projectcontrole uitgevoerd. De routinematige processen lopen goed. De opmerkingen die de accountant heeft gemaakt, hebben met name betrekking op niet-routinematige zaken (fusie met Muziekweb, het nieuwe betalings- en reserveringssysteem). Deze zijn met de organisatie besproken en aangepast.

Zowel de Raad als de Auditcommissie zijn tevreden over het functioneren van en samenwerking met de heer Van Nispen tot Sevenaer, en de CFO, de heer Post.

Zelfevaluatie

Conform de Governance Code Cultuur voert de Raad van Toezicht jaarlijks een zelfevaluatie uit naar het eigen functioneren en samenwerking met elkaar en het bestuur, ditmaal onder leiding van voorzitter Onno Hoes.

Aftreedrooster en ledenoverzicht Raad van Toezicht t/m 31 december 2023